近年來，越來越多的外籍人員來到中國工作和生活。國家稅務(wù)總局早在1997年就頒布了關(guān)于外籍人員取得有關(guān)補(bǔ)貼免征個人所得稅的通知(國稅發(fā) [1997]054號)。該文件規(guī)定：以非現(xiàn)金形式或?qū)崍髮嶄N形式取得的住房補(bǔ)貼、伙食補(bǔ)貼和洗衣費(fèi)，搬遷收入、探親費(fèi)、語言培訓(xùn)費(fèi)和子女教育費(fèi)，由納稅 人提供有關(guān)憑證，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)核準(zhǔn)后給予免征個人所得稅。
2004年，國家稅務(wù)總局頒布國稅發(fā)[2004]16號和國稅發(fā)[2004]80號兩個文件，取消了對外籍個人取得上述補(bǔ)貼收入免征個人所得稅 的審批的后續(xù)管理。取消上述核準(zhǔn)后，外籍個人取得上述補(bǔ)貼收入，在申報繳納或代扣代繳個人所得稅時，應(yīng)按54號文件的規(guī)定提供有關(guān)有效憑證及證明資料。同 時，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)按照54號文件的要求，就納稅人或代扣代繳義務(wù)人申報的有關(guān)補(bǔ)貼收入逐項審核。對于不能證明其免稅補(bǔ)貼合理性的外籍人員，主管稅務(wù)機(jī)關(guān) 應(yīng)要求納稅人或代扣代繳義務(wù)人應(yīng)在限定的時間內(nèi)重新提供證明材料。凡未能提供有效憑證及證明資料的補(bǔ)貼收入，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)有權(quán)給予納稅調(diào)整。
取消審批后，各地稅務(wù)機(jī)關(guān)逐步加強(qiáng)了后續(xù)的監(jiān)督和管理。對于實施外籍個人免稅補(bǔ)貼的企業(yè)，了解主管稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)督和管理的要點尤為重要。若費(fèi)用的發(fā)生不真實合理?或者缺乏相關(guān)證明資料，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)就會對已免稅的部分進(jìn)行納稅調(diào)整并加收滯納金。
據(jù)我們的觀察，企業(yè)在實際操作層面應(yīng)遵循如下原則：
外籍人員取得補(bǔ)貼免征個人所得稅遵循原則一：
真實性原則，一般來講，免稅補(bǔ)貼必須是真實發(fā)生的費(fèi)用，且是符合某個外籍員工實際情況的(如其房租不會遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其居住的某個區(qū)域的平均房租)。
外籍人員取得補(bǔ)貼免征個人所得稅遵循原則二：
合理性原則，54號文件中提及就上述補(bǔ)貼合理的部分可給予免稅，但是并未對“合理的部分”作出具體規(guī)定。據(jù)我們的經(jīng)驗，稅務(wù)機(jī)關(guān)一般會接受 免稅補(bǔ)貼總額占基本年工資(不含獎金和其他一次性收入)的比例最高不超過30%至50%。同一企業(yè)中不同的外籍員工免稅補(bǔ)貼的比例，可依據(jù)其實際情況而有 所不同。在計算免稅補(bǔ)貼額度時，應(yīng)將企業(yè)直接支付的房租和子女教育費(fèi)等同外籍員工實報實銷的探親費(fèi)、伙食費(fèi)等相加總來衡量。免稅補(bǔ)貼的比例最終應(yīng)由主管稅 務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行確認(rèn)。
外籍人員取得補(bǔ)貼免征個人所得稅遵循原則三：
相關(guān)性原則，即實際發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用是與54號文件中規(guī)定的免稅補(bǔ)貼直接密切相關(guān)的，如房租補(bǔ)貼可以免稅，但是企業(yè)代為支付的水、電、煤氣和 網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用則不能免稅;如可以免稅的探親費(fèi)用僅限于外籍員工本人的往返于我國的受雇地與其家庭所在地(包括配偶或父母居住地)之間搭乘交通工具且每年不超過 2次的費(fèi)用，所以外籍員工一年超過兩次的探親費(fèi)用和其家屬的探親費(fèi)用不可以免稅。并且免稅部分僅限于交通費(fèi)用(如往返于機(jī)場的出租車費(fèi)和機(jī)票費(fèi)用)，酒店 住宿費(fèi)用則不含在內(nèi)。再比如，餐飲費(fèi)用只限于餐廳開具的個人抬頭的餐飲發(fā)票，對于由超市開具的食品名目的發(fā)票不可以作為免稅依據(jù)。對于語言培訓(xùn)費(fèi)和子女教 育費(fèi)也有相關(guān)的要求，在這里就不一一闡述了。
外籍人員取得補(bǔ)貼免征個人所得稅遵循原則四：
系統(tǒng)性原則，即有一套完善的報銷制度和流程。外籍員工的雇傭或派遣合同(或合同附件)應(yīng)寫明除了基本工資、獎金之外，企業(yè)會提供相關(guān)的補(bǔ) 貼。無這些條款，也就無從談起去給外籍員工報銷這些補(bǔ)貼。一套完善的報銷制度還應(yīng)包括：申請免稅補(bǔ)貼的資格(持有國外永久居留權(quán)的中國人應(yīng)排除在外)、外籍員工的權(quán)利和義務(wù)、免稅額度、納稅調(diào)整的要求等。并且，需要企業(yè)財務(wù)部門的支持和配合，建立一整套報銷流程，真正走報 銷之路。只有系統(tǒng)地建立了報銷制度，才能在優(yōu)化稅收的同時規(guī)避風(fēng)險。
外籍人員取得補(bǔ)貼免征個人所得稅遵循原則五：
完備性原則，即相關(guān)資料必須齊備。費(fèi)用實際發(fā)生時，外籍員工應(yīng)及時索要正規(guī)的、有加蓋財務(wù)章的發(fā)票(而 不是收據(jù))。若是向個人房東索要房租發(fā)票，房東需要去稅務(wù)機(jī)關(guān)繳納5%營業(yè)稅后才能由稅務(wù)機(jī)關(guān)代為開具房租發(fā)票。企業(yè)亦應(yīng)保留租房合同、語言培訓(xùn)合同和子 女教育合同復(fù)印件，以及報銷探親費(fèi)用時的出租車票、租車發(fā)票、電子機(jī)票和登機(jī)牌等，以備主管稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查之用。
最后需要指出的是，我們了解到有些企業(yè)將上述費(fèi)用作為免稅補(bǔ)貼處理時，直接從員工當(dāng)月工資里面進(jìn)行抵扣，自行認(rèn)定免稅。這是非常不正確的操作方 法。我們建議企業(yè)嚴(yán)格按照政策要求，制訂相關(guān)的免稅補(bǔ)貼規(guī)定，收集有效憑證及證明資料，及時與主管稅務(wù)機(jī)關(guān)取得聯(lián)系并做好備案工作，在符合54號文件要求 的前提下正確實施免稅補(bǔ)貼政策。